Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

JOURNAL REVIEW

NO                  : 02

           JUDUL           : Analisis Dan Perancangan Sistem

Informasi Sumber Daya Manusia (SDM) Di Pt. Inti Karya

AUTHOR      : Indra Dharma Wijaya 

PENERBIT   : Jurnal ELTEK, Vol 10 No 02, April 2012 ISSN 1693-4024

REVIEW              : HARNADI 10800112073

MASALAH

PT. Inti Karya Persada Teknik(IKPT) adalah sebuah perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam bidang Engineering, Procurement, dan Construction(EPC), Tentunya tidak mudah mengelola karyawan dengan jumlah yang cukup besar tersebut sedangkan top level manajemen mencanangkan rencana kerja berjangkanya untuk membuat digital business design yang terintegrasi untuk semua disiplin kerja. PT. IKPT sendiri terdiri dari 2 direktorat yaitu: Direktorat Produksi dan Direktorat Service dimana Direktorat Service ini merupakan pusat pendukung semua kegiatan proyek IKPT dan kegiatan-kegiatan non proyek (rutin). Direktorat ini memiliki 5 (lima) Divisi yang mengendalikan semua kegiatan support. Divisi-divisi itu adalah: Finance and Accounting, Information Technology (IT), Human Resources, Property dan Legal. Sering terjadi kendala assignment /penugasan karyawan sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan karena Human Resources Division di PT. IKPT belum mempunyai suatu sistem informasi yang bisa mengelola sumber daya manusianya dan belum mempunyai database karyawan yang terintegrasi. Sehingga Human Resources Division di PT. IKPT akan kesulitan dan membutuhkan waktu dalam mencari data yang berkaitan dengan pengelolaan Sumber Daya Manusia perusahaan, berdasarkan kebutuhan pengembangan sumber daya manusia ke depan di PT. Inti Karya Persada Teknik. Perancangan sistem informasi sumber daya manusia dibuat dengan metode terstruktur dengan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).

TUJUAN

Adapun tujuan penelitian ini adalah memberikan rancangan sistem informasi sumber daya manusia (SDM) yang terpadu dan fleksibel, mempermudah pencatatan/recording data-data sumber daya manusia perusahaan yang diolah oleh Human Resources Division PT. IKPT serta mempunyai sistem untuk mengendalikan dan memantau perkembangan karyawan dengan baik.

LANDASAN TEORI

1.        Pengertian Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu sumber daya terdapat di dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas. Secara umum, sumber daya yang terdapat di dalam suatu organisasi bisa dikelompokkan atas dua macam (Gomes, 2003) yaitu: a.         Sumber daya manusia (Human Resources) b.         Sumber daya Non manusia (Non Human Resources). Yang termasuk di dalam kelompok sumber daya non-manusia ini antara lain: Modal, mesin, teknologi, bahan-bahan (material). 2.        Manajmen sumber daya manusia (SDM) Manajemen Sumber Daya Manusia(SDM) adalah: proses sistematis untuk mencapai tujuan-tujuan pengelolaan SDM dalam rangka mendukung pencapaian tujuan organisasi.  Menurut (kiggundu, 2003) definisi manajemen sumber daya manusia yaitu: ·           Human Resource Manajeman is the development and utilization of personal for the effective achievement of individual, organizational, community, national, and international goals and objektif (Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) adalah: pengembangan dan pemanfaatan personil(pegawai) bagi pencapaian yang effektif mengenai sasaran-sasaran dan tujuantujuan individu, organisasi, masyarakat, nasional, dan internasional). Definisi manajemen Sumber Daya Manusia (Noe dkk, 2000) selanjutnya adalah sebagai berikut: ·           Human Resource Manajeman refers to policies, practices, and system that influence sumber daya manusia mengacu pada kebijakan, pelaksanaan dan sistem yang mempengaruhi perilaku, sikap dan kinerja karyawan). Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) dalam suatu organisasi atau perusahaan hanyalah merupakan infrastruktur bukan tujuan. Tujuan utama manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) adalah mendukung pencapaian tujuan organisasi baik tujuan yang berupa jangka panjang maupun jangk panjang. Secara spesifik tujuan manajemen SDM dalam sebuah organisasi adalah: mengelola dan atau mengembangkan kompetensi personil agar mampu merealisasikan misi organisasi. 3.        Data Flow Diagram (DFD) DFD (data flow diagram) adalah sebuah tool dalam menggambarkan sistem informasi baik secara fisik ataupun logis (Dennis, 2003). Terdapat hanya empat simbol dalam DFD, yaitu data flow, data store, process, dan source. Ada dua jenis standard penggambaran DFD yang saat ini dipakai dan mempunyai fungsi yang sama. 4.        Tentang Entity Relationshop Diagram (ERD) Dalam DFD walaupun telah menggambarkan proses dasar keseluruhan dari suatu sistem dan mejelaskan bagaimana, kapan, dan dimana suatu data digunakan atau diubah, tetapi DFD belum menjelaskan struktur dan hubungan antara data. Melalui Conceptual Data Model (CDM) maka hal-hal tersebut dapat diketahui. Bentuk umum dari conceptual data model adalah dengan diagram hubungan entitas yang disebut sebagai entity relationship diagram (ERD). ERD ini mewakili entity, association, dan elemen data untuk suatu organisasi data yang digambarkan dengan logis(Fathansyah, 2000). Notasi dari ERD yang paling dasar adalah entity, relationship, dan attribute yang saling berhubungan. 5.        Parameter Functionality dan Usability Dalam pengujian perancangan sistem informasi dilakukan dengan parameter-parameter functionality dan usability. Menurut (Pressman, 2001) Dimana parameter functionality dan usability mempunyai definisi sebagai berikut: ·           Functionality adalah merupakan parameter pengukuran rancangan sistem informasi dengan evaluasi bentuk himpunan dan kemampuan sistem dan fungsi-fungsi yang disampaikan atau dikerjakan. ·           Usability adalah merupakan parameter pengukuran rancangan sistem informasi dengan mempertimbangkan prosedur penggunaan sistem informasi yang melibatkan sumber daya manusia, konsistensi dan dokumentasi dari hasil penggunaan sistem informasi.

KERANGKA KERJA

1.        Desain Sistem Informasi SDM Desain sistem informasi SDM terdiri dari beberapa modul, dimana akan diambil contoh untuk modul manpower request (modul permintaan kebutuhan tenaga kerja) dimulai dengan desain DFD seperti pada gambar 1. Gambar 1: Data Flow Diagram Proses Create Summary of MP Request report Kemudian tahap selanjutnya adalah desain ERD yang terdiri dari Conceptual Data Model dan Physical Data Model seperti pada gambar 2 dan 3: Gambar 2: CDM Manpower Request Untuk modul manpower request, PDM-nya adalah sebagai berikut: Gambar 3: PDM Manpower Request Setelah perancangan ERD maka akan dibuat desain interface beserta reportnya untuk modul manpower request tersebut seperti pada gambar 4 dan Gambar 5 di bawah ini: Gambar 5: Rancangan Menu Manpower Request Report 2.        Pengujian Desain Sistem Informasi Pengujian dari desain sistem informasi dilakukan dengan parameter-parameter yaitu: ·      Functionality adalah parameter pengukuran rancangan sistem informasi dengan evaluasi kemampuan sistem dan fungsifungsi yang dikerjakan. ·      Usability: merupakan parameter pengukuran rancangan sistem informasi dengan mempertimbangkan prosedur penggunaan sistem informasi yang melibatkan sumber daya manusia dan dokumentasi dari hasil penggunaan sistem informasi. Untuk Functionality dari modul manpower request adalah sebagai berikut: Fungsi dari modul manpower request adalah digunakan untuk pencatatan pengajuan permohonan untuk kebutuhan tenaga kerja oleh Departemen di PT. IKPT yang membutuhkan tenaga kerja baru berdasarkan form pengajuan manpower request. pada gambar 6. Form yang masuk akan dicatat oleh staf Human Resources Development Dept. Dengan rancangan menu manpower request dan reportnya dibuat dengan rancangan menu manpower request report. Gambar 6: Form manpower request Usability/Penggunaan modul manpower request adalah sebagai berikut: ·         Dimisalkan sebuah working unit pada Departemen Construction Logistic menyampaikan kebutuhan tenaga kerja maka working unit tersebut akan mengajukan kepada Departemen Head Construction logistic. ·         Departemen head kemudian akan mengajukan kepada Construction Division Manager untuk kebutuhan tenaga kerja yang baru dimana ada pilihan pengajuan untuk status karyawan yaitu: New Hire(merekrut baru), Third Party(outsourcing), dan Replacement (penggantian tugas karyawan). Isian Form yang sudah disetujui oleh Construction logistic Departemen di Construction Division pada Directorat Produksi diajukan untuk dicatat di Human Resources Division seperti pada gambar 7. Gambar 7: Form Isian Manpower Request ·      Kemudian setelah diterima oleh Human Resources Division Manager kemudian disampaikan kepada Human Resources Development Departemen Head. Pencatatan Manpower Request kemudian diproses oleh Staf Human Resources Development Departemen menggunakan rancangan menu manpower request pada gambar 8 dibawah ini. Gambar 8: Usability Rancangan Menu Manpower Request Sedangkan report dari manpower request adalah seperti pada gambar 9 di bawah ini: Gambar 9: Usability Rancangan Manpower Request Report

JENIS PENELITIAN

Adapun jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif dengan menggunakan beberapa tahapan yaitu tahapan analisis kepatuhan sistem, tahap perencanaan sistem, tahap pengujian sistem.

METODOLOGI

Adapun metode-metode yang dilakukan untuk melakukan analisis dan perancangan sistem informasi sumber daya manusia (SDM) dibagi menjadi beberapa tahap yaitu: 1.        Tahapan analisis kebutuhan sistem a.    Identifikasi permasalahan ·      Permasalahan utama yang ada adalah sistem informasi yang pengelolaan sumber daya manusia di human resaurse Division PT. IKPT. ·      Pengelolaan dan pencatatan sumber daya manusia di Human Resources Division PT. IKPT masih dilakukan secara manual, belum mempunyai suatu rancangan database yang terintegrasi. b.    Analisis dokumen pada objek penelitian Proses bisnis dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia yang dilakukan di Human Resources Division di PT. IKPT diamati dokumen-dokumennya dan dihasilkan flowchart proses bisnis pengelolaan Sumber Daya Manusia(SDM) yang sedang berjalan. c.    Wawancara Melalui pengamatan dari prosedur pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang telah berjalan, untuk dapat menentukan arah dan hasil yang diharapkan oleh perusahaan terhadap perancangan sistem informasi Sumber Daya Manusia (SDM) diperlukan tahapan wawancara dengan pengguna di lapangan. d.   Spesifikasi kebutuhan sistem Wawancara terhadap user yang berkepentingan terhadap pengelolaan sumber daya manusia di PT. IKPT akan didapat spesifikasi kebutuhan untuk pengelolaan sumber daya manusia untuk dijadikan dasar bagi perancangan sistem informasi Sumber daya manusia di PT.IKPT. Spesifikasi kebutuhan sistem yang didapat dari hasil wawancara adalah: kebutuhan untuk integrasi modul-modul di dalam Human Resources Division PT. IKPT dimana diperlukan integrasi menu/interface bagi modulmodul yang diolah oleh Human Resources Development dan GAES Departemen yang selama ini dibuat secara terpisah peraplikasi. 2.        Tahap perencanan sistem Dalam konsep dasar rancangan sistem informasi Sumber Daya Manusia (SDM) dihasilkan dari spesifikasi sistem yang dibutuhkan dan telah ditentukan terlebih dahulu yang didapatkan dari hasil tahapan analisis, seperti masalah-masalah pada sistem lama (hasil identifikasi/observasi), konsep dasar, dan kebutuhan user. 3.        Tahap pengujian perencanaan sistem a.         Parameter functionality/fungsionalitas dari rancangan sistem informasi. b.        Parameter usability/penggunaan dari rancangan sistem informasi tersebut.

KESIMPULAN

·           Penelitian ini dapat menghasilkan rancangan sistem informasi Sumber Daya Manusia(SDM) yang terpadu, terintegrasi dan fleksibel sehingga memudahkan Human Resources Division di PT. IKPT untuk mencatat dan mengelola data-data yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. ·           Dengan adanya rancangan sistem informasi sumber daya manusia ini diharapkan dapat mempercepat pengelolaan dan pengolahan data-data sumber daya manusia perusahaan yang selanjutnya dapat dimanfaatkan oleh divisi lain yang membutuhkan informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. ·           Dengan adanya rancangan sistem informasi sumber daya manusia ini, Human Resources Division di PT. IKPT dapat menyajikan informasi secara terintegrasi bagi kebutuhan pengelolaan sumber daya manusia perusahaan.