SISTEM INFORMASI, ORGANISASI DAN STRATEGI

NAMA             : HARNADI

NIM                 : 10800112073

JURUSAN      : AKUNTANSI 3, 4

SISTEM INFORMASI, ORGANISASI DAN STRATEGI

A.     Organisasi dan Sistem Informasi

Sistem informasi dan organisasi saling mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan dengan organisasi untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh para pengambil keputusan dalam organisasi tersebut. Pada saat yang sama, organisasi harus peduli dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi dalam rangka mendapatkan manfaat dari teknologi baru. Interaksi yang kompleks diantara organisasi dan teknologi informasi.

1.   Pengertian Organisasi

     Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemeritah atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan dengan pengorganisasian sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dalam efisiensi.

Terdapat beberapa definisi tentang organisasi, diantaranya:

1.    Definisi teknikal: organisasi adalah struktur sosial yang stabil dan formal. Struktur tersebut menggunakan sumberdaya dari lingkungannya, serta mengolah sumberdaya tersebut menjadi produk keluaran.

2.    Definisi behavioral: sekumpulan hak, kewenangan, kewajiban dan tanggung jawab yang terbentuk secara seimbang dalam kurun waktu tertentu melalui konflik dan penyelesaian konflik.

2.   Ciri-ciri Organisasi :

1.      Rutinitas dan Proses Produksi

2.      Politik Organisasi

3.      Budaya Organisasi

4.      Lingkungan Organisasi.

5.      Struktur Organisasi

3.    Stuktur Organisasi

Semua organisasi memiliki bentuk atau stuktur. Klasifikasi Mintzbegt (1979) menunjukkan lima jenis struktur organisasi: struktur wirausaha, birokrasi mesin, birokrasi dengan divisi, birokrasi professional, adhocracy. Pada perusahaan wirausaha kecil akan sering menemukan sistem yang dirancan dengan buruk yang dikembangkan terburu-buru yang sering melebihi kegunaannya dengan cepat. Pada rerusahaan multidivisi yang besar yang beroperasi pada rarusan lokasi anda akan sering menemukan bahwa tidak terdapat satu sistem informasi tunggal yang terintegrasi, tatapi justru setiap divisi memilik perangkat sistem informasinya sendiri.

4.  Manajer, Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi

Untuk menentukan bagaimana sistem informasi dapat memberikan manfaat bagi manajer, pertama harus dikaji apa yang dilakukan manajer serta informasi apa yang diperlukan manajer untuk mengambil keputusan dan melaksanakan fungsi-fungsi lainnya.

1.      Peranan Manajer dalam Organisasi

Model klasik manajemen (classical model of management) adalah deskripsi tradisional tentang manajemen yang berfokus pada fungsi formal seperti perencanaan (planning), pengaturan (organizing), koordinasi (coordinating), memutuskan (deciding) dan pengendalian (controlling). Model klasik ini telah digunakan sejak 1920 dan masih populer sampai saat ini.

Mintzberg menemukan bahwa perilaku manajer dapat dikelompokkan ke dalam tiga kategori yaitu:

a.      Peran interpersonal (interpersonal roles): manajer bertindak sebagai panutan dan pimpinan organisasi.

b.      Peran informasi (information roles): manajer bertindak sebagai saraf pusat dari organisasi, menerima dan menyebarkan informasi kritis.

c.      Peran pengambil keputusan (decisional roles): manajer mengawali kegiatan, mengatasi kekacauan, mengalokasikan sumberdaya serta melakukan negosiasi konflik.

2.    Manajer dan Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan merupakan peran manajer yang paling menantang. Sistem informasi telah membantu manajer dalam mengkomunikasikan dan menyebarkan infomasi, namun sistem informasi hanya menyediakan sedikit bantuan bagi manajer untuk mengambil keputusan. Pengambilan keputusan dapat diklasifikasikan berdasarkan tingkat organisasinya, yaitu

a.      Strategic decision making.

b.      Management control.

c.      Operational.

B.     Perubahan Peranan Sistem Informasi dalam Organisasi

Sistem informasi telah menjadi alat yang menyeluruh, online, dan interaktif yang sangat mempengaruhi operasi dari menit-ke-menit, serta dalam pengambilan keputusan pada organisasi besar. Sekarang akan dijelaskan perubahan peranan dari sistem informasi dalam organisasi, serta bagaimana hal tersebut dibentuk oleh interaksi diantara organisasi dan teknologi informasi.

a.   Infrastruktur Teknologi Informasi dan Layanan Teknologi Infomasi

Salah satu cara organisasi mempengaruhi penggunaan teknologi informasi adalah melalui kebijakan konfigurasi teknis dan organisasi dari sistem. Setiap organisasi menentukan bagaimana infrastruktur teknologi informasi yang sesuai baginya.

Cara lainnya adalah dengan menentukan siapa yang akan merancang, membangun dan merawat infrastuktur teknologi informasi perusahaan organisasi tersebut. Departemen sistem informasi adalah unit organisasi formal yang bertanggung jawab terhadap fungsi-fungsi sistem informasi dalam organisasi tersebut. Departemen sistem informasi bertanggung jawab untuk merawat hardware, software, data storage dan jaringan yang membentuk infrastuktur teknologi informasi.

Departemen sistem informasi terdiri dari para spesialis, seperti programmer, sistem analisis, dan manajer sistem informasi. Programmer adalah spesialis teknis yang sangat terlatih untuk menulis instruksi software komputer. Sistem analis adalah spesialis yang menterjemahkan permasalahan dan kebutuhan bisnis ke dalam kebutuhan informasi dan sistem. Sistem analis bertindak sebagai penghubung (liaisons) antara departemen sistem informasi dengan bagian lainnya dari organisasi. Manajer sistem informasi adalah pimpinan dari berbagai spesialis dalam departemen sistem informasi. Dalam berbagai perusahaan, departemen sistem informasi dikepalai oleh chief information officer (CIO). CIO adalah posisi manajer senior yang menangani penggunaan teknologi informasi dalam perusahaan. End User adalah departemen lain diluar departemen sistem informasi, departemen sistem informasi mengembangkan aplikasi untuk end user.

b.  Bagaimana Sistem Informasi Mempengaruhi Organisasi

Berikut gambaran dari teori ekonomi (economic theories) dan teori perilaku (behavioral theories) terkait bagaimana sistem informasi mempengaruhi organisasi.

1.   Teori Ekonom

Dalam teori ekonomi, sistem informasi dapat dipandang sebagai faktor produksi yang dapat menjadi subtitusi bebas (freely subtituted) bagi kapital dan tenaga kerja. Dengan semakin murahnya teknologi informasi, menggantikan (menjadi subtitusi) tenaga kerja yang semakin lama semakin mahal.

2.    Teori Perilaku

Teori perilaku berusaha menjelaskan organisasi dari sudut pandang sosiologi, psikologi dan ilmu politik. Penelitian perilaku telah menemukan sedikit bukti bahwa sistem informasi secara otomatis mentransformasi organisasi. Teknologi informasi dapat mengubah hirarki pengambilan keputusan di dalam organisasi dengan menurunkan biaya pengambilan dan penyebarluasan informasi. Teknologi informasi dapat membawa informasi secara langsung dari unit operasional kepada manajer senior, sehingga mengurangi manajer menengah dan pekerja klerikal.

Teknologi komunikasi memungkinkan manajer senior menghubungi unit operasional tanpa melalui perantaraaan manajemen menengah. TI juga memungkinkan penyebaran informasi secara langsung ke pekerja level bawah, sehingga mereka dapat membuat keputusan berdasarkan pengetahuan dan informasi sendiri tanpa campur tangan manajemen. Namun beberapa penelitian menyarankan agar manajer menengah diberi lebih banyak informasi, sehingga manajer menengah lebih berdaya dalam mengambil keputusan penting dan dapat mengurangi sejumlah pekerja level bawah.

Teknologi informasi mengembangkan task force dalam organisasi. Banyak perusahaan yang beroperasi sebagai organisasi maya (virtual organization) dimana pekerjaan tidak lagi terikat dengan lokasi geografis. Organisasi maya menggunakan jaringan untuk menghubungkan orang, aset dan ide. Organisasi maya dapat bersekutu dengan pemasok, pelanggan, dan kadang-kadang dengan pesaing untuk menciptakan dan menyebarkan barang dan jasa baru tanpa dibatasi oleh batasan tradisional organisasi atau lokasi fisik.

3.    Internet dan Organisasi

Internet, terutama World Wide Web, mulai memberikan dampak penting bagi hubungan antar perusahaan dengan entitas diluarnya, dan bahkan diantara proses bisnis di dalam organisasi. Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan dan penyebaran informasi serta pengetahuan bagi organisasi.

Pada intinya, internet dapat mengurangi biaya transaksi dan biaya agensi secara drastis. Bisnis secara cepat membangun ulang proses bisnisnya menggunakan basis teknologi internet dan menjadikan teknologi ini sebagai komponen kunci dari infrastruktur TI mereka, hasilnya adalah proses bisnis yang lebih sederhana, lebih sedikit karyawan dan struktur organisasi yang lebih ramping.