Audit siklus penjualan dan penagihan

Audit siklus penjualan dan penagihan

Seluruh sasaran audit siklus penjualan dan penagihan adalah untuk mengevaluasi apakah saldo rekening terpengaruh oleh siklus ini secara wajar disajikan sesuai dengan prinsip-prinsip dasar accounting.

Terdapat beberapa fungsi bisnis dalam siklus ini,diantaranya adalah sebagai berikut:

1.        Memproses Pesanan Pelanggan

Pesanan barang dari pelanggan adalah awal dari berjalannya siklus ini. Adapun dokumen penjualannya seperti berikut:

1.      Pesanan Pelanggan

Pesanan biasanya diterima via telpon,internet atau mungkin melalui pameran.

2.      Pesanan Penjualan

Dokumen yang berisi detail barang yang dipesan oleh pelanggan

3.      Persetujuan Kredit

Menyetujui kredit untuk pelanggan.

2.    Pengiriman Barang

Setelah adanya persetujuan kredit, barang akan dikirim. Pada saat pengiriman barang berlangsung, terdapat dokumen pengiriman yang berisi deskripsi barang dan data-data lain yang relevan. Dokumen pengiriman yang asli akan dikirim ke pelanggan dan salinannya akan disimpan.

3.    Tagihan pada pelanggan dan pembukuan penjualan

Tagihan Pelanggan ini merupakan pemberitahuan  tentang jumlah yang harus dibayar untuk barang yang dibelinya. Dalam tagihan terdapat beberapa dokumen, diantaranya adalah faktur penjualan, file transaksi penjualan, rekening bulanan.

4.     Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas

Memproses dan mencatat penerimaan meliputi menerima,menyimpan dan mencatat penerimaan tunai. Penerimaan tunai meliputi baik uang tunai maupun cek. Yang perlu diperhatikan adalah kemungkinan pencurian. Pencurian dapat terjadi sebelum uang dimasukkan ke dalam catatan atau sesudahnya.

Pertimbangan yang perlu diperhatikan di dalam penanganan penerimaan tunai adalah semua uang tunai harus disimpan di bank dengan jumlah dan waktu yang sesuai dan dicatat dalam transaksi peneimaan tunai,yang nantinya akan digunakan untuk membuat jurnal penerimaan tunai dan untuk memperbaharui rekening piutang dan file induk buku besar. Berita pengiriman uang sangat dibutuhkan untuk tujuan ini.

5.    Memproses dan membukukan penerimaan tunai

Perusahaan biasanya menyiapkan orang yang menerima laporan untuk barang yang dikembalikan dan mengembalikan barang itu ke gudang. Pengembalian barang dan pemotongan harga haarus dengan benar dan tepat dicatat di dalam data transaksi retur penjualan dan pemotongan harga dan data rekening piutang. Memo kredit biasanya dikeluarkan untuk pengembalian dan pemotongan harga untuk mendukung terjaganya pengwasan dan untuk memfasilitasi catatan yang baik. 

6.    Menghapus piutang tak tertagih

Meskipun bagian kredit bekerja dengan baik,tapi tidak menutup kemungkinan jika beberapa pelanggan tidak membyar tagihan mereka. Ketika perusahaan memutuskan bahwa  kredit tersebut tidak bisa lagi ditagih,maka piutang itu harus dihapus.Khususnya setelah pelanggan bangkrut, atau piutang diserahkan ke biro penagihan. Akuntansi membutuhkan penyesuaian yang tepat terhadap piutang yang tak dapat ditagih.

7.    Menetapkan piutang yang tidak ditagih

Cadangan untuk menentukan piutang yang tak dapat ditagih untuk periode penjualan  yang sekarang adalah perusahaan tidak dapat lagi menagihnya di masa yang akan datang. Untuk sebagian besar perusahaan, cadangan hutang yang tidak dapat ditagih merupakan penyesuaian manajemen terhadap cadangan piutang yang tak tertagih pada akhir periode.

Lapping adalah suatu bentuk penyalahgunaan uang tunai,dimana setoran pertama diambil (dimasukkan saku pribadi), sedangkan setoran kedua dianggap sebagai setoran pertama.

Tapi kecurangan ini dapat diatasi dengan membagi tugas-tugas serta membandingkan nama, jumlah,dan tanggal yang ada pada berita pengiriman dengan salinan slip setoran.

Terdapat 3 jenis kesalahan dalam penjualan

· Pencatatan penjualan dimana pengirimannya tidak dilakukan

· Penjualan yang dicatat lebih dari sekali

· Pengiriman untuk konsumen palsu

Untuk mendeteksi 3 jenis kesalahan transaksi penjualan ini adalah dengan menelusuri kredit pada berkas induk rekening piutang ke sumbernya. Jika piutang itu benar-benar diterima uang tunainya atau barang dikembalikan, disitulah benar-benar terjadi penjualan.

       Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi Penjualan

       Dengan menggunakan salah satu pendekatan umum untuk penjualan, auditor mempelajari bagan arus klien, menyiapkan kuesioner tentang pengendalian internal, dan melaksanakan pengujian penjualan walkthrough. Auditor menggunakan informasi yang diperoleh dalam memahami pengendalian internal untuk menilai resiko pengendalian, terdapat empat langkah yang penting dalam penilaian ini.

1. Auditor memerlukan kerangka kerja untuk menilai risiko pengendalian.

2. Auditor harus mengidentifikasi pengendalian internal utama dan kelemahannya bagi penjualan.

3. Setelah mengidentifikasi pengendalian dan kelemahannya, auditor lalu mengaitkannya dengan tujuan.

4. Auditor menilai risiko pengendalian untuk setiap tujuan dengan mengevaluasi pengendalian   dan kelemahannya bagi setiap tujuan.

       Setelah auditor mengidentifikasi pengendalian internal utama dan kelemahannya, mereka mulai menilai risiko pengendalian, untuk audit perusahaan publik, auditor harus melaksanakan pengujian yang ekstensif atas  pengendalian utama dan mengevaluasi dampak kelemahannya terhadap laporan auditor mengenai pengendalian internal atas pelaporan keuangan. Luas pengujian pengendalian dalam audit perusahaan non publik tergantung pada keefektifan pengendalian dan sejauh mana auditor yakin bahwa pengujian itu dapat diandalkan untuk mengurangi risiko pengendalian.

       Untuk setiap pengendalian utama, satu atau lebih pengujian pengendalisan harus dirancang untuk memverifikasi keefektifannya, dalam sebagian besar audit, relatif mudah menentukan sifat pengujian pengendalian dari sifat pengendalian tersebut, sebagi contoh, jika pengendalian internal adalah untuk menandatangani pesanan pelanggan setelah kreditnya disetujui, pengujian pengendalian adalah untuk memeriksa apakah pesanan pelanggan telah ditandatangai dengan benar.

       Dalam memutuskan pengujian substantif atas transaksi, auditor sering kali menggunakan beberapa prosedur bagi setiap audit tanpa memandang situasinya, sementara yang lainnya tergantung pada kelayakan pengendalian dan hasil pengujian pengendalian.

       Mencatat penjualan yang terjadi, untuk tujuan ini auditor memperhatikan tiga jenis salah saji yang mungkin terjadi :

       1.  Penjualan dimasukkan dalam jurnal sementara pengiriman tidak pernah dilakukan.

       2.  Penjualan dicatat lebih dari satu kali.

       3.  Pengiriman dilakukan kepada pelanggan fiktif dan dicatat sebagai penjualan.

       Penjualan dicatat dengan akurat, pencatatan yang akurat atas transaksi penjualan harus memperhatikan hal-hal berikut :

1.    Mengirimkan jumlah barang yang dipesan.

2.    Menagih dengan akurat sebesar jumlah barang yang dikirim.

3.    Mencatat dengan akurat jumlah yang ditagih dalam catatan akuntansi.

       Dalam mengkonversi program audit formal perancangan (design format audit program) menjadi program audit  format kinerja (performance format audit program), prosedur itu akan digabungkan. Ini akan mencapai hal-hal berikut.

1.    Mengeliminasi prosedur duplikat.

2.    Memastikan bahwa ketika dokumen tertentu diperiksa, semua prosedur yang akan dilakukan terhadap dokumen tersebut telah dilakukan pada saat itu.

3.    Memungkinkan auditor untuk melakukan prosedur dengan cara yang paling efektif, sebagai   contoh, dengan memfooting jurnal dan meriview jurnal untuk pos-pos tidak biasa terlebih   dahulu, auditor akan memperoleh perspektif yang lebih baik dalam melakukan pengujian yang terinci.

       Retur dan Pengurangan Penjualan

       Tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi dan metode yang digunakan klien untuk mengendalikan salah saji pada intinya sama seperti untuk memroses memo kredit yang telah digambarkan bagi penjualan, dengan dua perbedaan. Perbedaan yang pertama adalah materialitas. Dalam banyak hal, retur dan pengurangan penjualan sangat tidak material sehingga auditor dapat mengabaikannya. Perbedaan yang kedua adalah penekanan pada tujuan keterjadian. Untuk retur dan pengurangan penjualan, umumnya auditor  menekankan pada pengujian transaksi yang tercatat untuk mengungkapkan setiap pencurian kas dari penagihan piutang usaha yang ditutupi oleh retur atau pengurangan penjualan fiktif.

       Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi Penerimaan Kas

       Auditor menggunakan metodologi yang sama untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi penerimaan kas seperti yang digunakan untuk penjualan. Prosedur audit untuk pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi penerimaan kas dikembangkan dengan kerangka kerja yang sama seperti yang digunakan untuk penjualan, tetapi tujuan khususnya diterapkan bagi penerimaan kas.

       Berdasarkan tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi, auditor mengikuti proses berikut ini :

1.    Menetukan pengendalian internal utama untuk setiap tujuan audit.

2.    Merancang pengujian pengendalian bagi setiap pengendalian yang digunakan untuk  mendukung  pengurangan risiko pengendalian.

3.    Merancang pengujian substantif atas transaksi untuk menguji salah saji moneter bagi setiap     tujuan.

       Bagian penting dari tanggung jawab auditor ketika mengaudit penerimaan kas adalah mengidentifikasi defisiensi pengendalian internal yang meningkatkan kemungkinan terjadinya kecurangan.Jenis penggelapan kas yang paling sulit dideteksi oleh auditor adalah ketika hal tersebut terjadi sebelum kas dicatat di jurnal penerimaan kas atau listing kas lainnya. Prosedur audit yang bermanfaat untuk menguji apakah semua penerimaan kas yang dicatat telah disetorkan  dalam akun atau rekening bank adalah bukti penerimaan kas (proof of cash receipts). Lapping piutang usaha (lapping of account receivable) adalah penundaan ayat jurnal penagihan piutang usaha untuk menutupi kekurangan kas yang ada. Hal ini bisa dicegah dengan cara pemisahan tugas dan kebijakan cuti wajib bagi karyawan yang menangani kas sekaligus memasukkan penerimaan kas ke dalam sistem.

       Pengujian Audit Untuk Menghapus Piutang Tak Tertagih

       Verifikasi untuk hal ini hanya memerlukan waktu singkat.Yaitu auditor memeriksa persetujuan oleh orang yang tepat, kemudian untuk sampel yang dihapus, biasanya auditor juga memeriksa korespondensi dalam file klien yang menyatakan ketidaktertagihannya. Pada beberapa kasus juga perlu memeriksa laporan kredit. Jika ayat jurnal umum sudah benar, akan ditelusuri ke file induk piutang untuk menguji apakah penghapusan telah dicatat dengan benar. Pengendalian yang lain adalah:

1.    penyusunan neraca saldo umur piutang usaha periodik untuk review dan tindak lanjut oleh    personil manajemen yang tepat.

2.     Kebijakan menghapus piutang tak tertagih apabila sudah tidak mungkin lagi untuk ditagih.

       Pengaruh yang paling signifikan dari hasil pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi dalam siklus penjualan dan penagihan adakah terhadap konfirmasi piutang usaha.Jenis konfirmasi, ukuran sampel dan penetapan waktu pengujian juga terpengaruh atas pengujian ini.